PROBLEM ÇÖZMEDE 7 ARAÇ

1976 yılında Japon Bilim Adamları ve Mühendisleri Birliği (JUSE), yenilik, bilginin dolaşımı ve büyük projelerin başarıyla planlanabilmesi için araçlara ihtiyaç duyulduğunu belirledi. İşte bu ihtiyaç dolayısıyla yedi yeni kalite aracı ortaya konuldu. Bu araçların hepsi yeni olmadığı halde, bir araya getiriliş biçimleri ve sunumlarındaki yenilik dolayısıyla bu yedi araca yeni kalite araçları denmiştir. Yönetim ve Planlama Araçları adı da verilen söz konusu yedi araçla ilgili bilgiler aşağıda sunulmuştur.

1. Afinite/Yakınlık Diyagramı (Affinity Diagram)

Yakınlık diyagramı, birden çok sayıdaki fikirleri doğal ilişkileri içinde organize eder. Temel problem nedenleri altında detay sorunlar ve sonuçları bir araya getirdiğinden dolayı doğru bir beyin fırtınası seansı da önemli bir unsur olarak belirmektedir.

Uygulanışı:

Sorun ile ilgili her fikir bir tahtaya not edilir; tüm sorun çözme ekibi notları görecek şekilde konumlanır; tüm fikirler gruplanana kadar fikirler ilişkilendirilir (bu aşamada konuşulmaması esastır); katılımcılar gruplanan fikirleri tartışır; oydaşma sağlandıktan sonra başlıklar belirlenir; eğer mümkünse alt gruplar üst gruplara bağlanarak fikirler arasındaki ilişki şeması tamamlanmış olur. Bir şirketteki çalışan moraline ilişkin sorunla ilgili olarak hazırlanmış bir yakınlık diyagramı Tablo 1’de yer almaktadır.

Tablo 1 – Bir Şirketteki Çalışan Moraline İlişkin Soruna Yönelik Yakınlık Diyagramı

2. İlişkiler Diyagramı (Relations Diagram)

İlişkiler diyagramı, neden-sonuç ilişkilerini gösterir. Karmaşık durumların çözümlenmesinde sorun çözme ekiplerine değişik yönlerden ilişkilerin incelenmesi imkânını verir. Yakınlık diyagramı ile bir araya getirilen, soruna ilişkin fikirlerin birbiriyle ilişkili bir harita oluşturması sağlanabilir.

Uygulanışı:

Temel unsur bir tahtanın en üstüne not edilir. Fikirlerle ilgili olarak beyin fırtınası uygulanır. Eğer yakınlık diyagramı uygulanmış olarak ilişkiler diyagramına geçildiyse yakınlık diyagramında tespit edilen fikirler esas alınır. Her seferinde tek bir fikri tahtaya not ederek “acaba bu fikir başka bir fikirle ilişkili mi?” sorusu sorularak fikirler arasındaki ilişkiler tespit edilmeye çalışılır. Ayrıca, “acaba bu fikir başka bir fikrin sonucu ya da nedeni mi?” sorusu sorularak fikirler oklar vasıtasıyla birbirine bağlanır. En fazla oka sahip olan fikirler kilit fikirler olarak ortaya çıkartılır. Bir bilgisayar yerleştirme projesine ilişkin ilişkiler diyagramı Diyagram 1’de gösterilmiştir.

Diyagram 1 – Bilgisayar Yerleştirme Projesi İlişkiler Diyagramı

3. Ağaç Diyagramı (Tree Diagram)

Belli bir amaca erişmek için izlenmesi gereken yolların sistematik bir şekilde giderek artan bir ayrıntı düzeyinde grafiksel ifadesidir. Ağaç diyagramı, bir maddenin iki veya daha fazla maddeye bölünmesi ve sonrasında bir ağaç görünümü sergilemesinden ötürü bu isimle anılmaktadır.

Uygulanışı:

Yakınlık diyagramındaki başlıklar alınır ve tartışılır; fikirler ortaya konarak uygun sayıya düşürülür. Genel amaç, kavram ve fikirden sonra, her seferinde bir basamak olmak üzere, “neden, nasıl, ne gibi” soruların cevapları ile detaylandırma yapılır. Bir okulda öğrencilerin genel bilgi eksikliği ile ilgili ağaç diyagramı Diyagram 2’de sunulmuştur.

Diyagram 2 – Öğrencilerin Bilgi Eksikliği ile ilgili Ağaç Diyagramı

4. Matris Diyagramı

Matris diyagramı iki, üç ya da dört bilgi grubu arasındaki ilişkiyi göstermektedir. İlişkinin gücü, ölçümler ve kişilerin oynadığı roller ile ilgili bilgi verebilen bir diyagramdır. L-tipi, T-tipi, Y-tipi, X-tipi, C-tipi olmak üzere değişik versiyonları bulunmaktadır.

Uygulanışı:

Aralarında ilişki belirlenebilen değişkenler bir araya getirilir. İlişkili değişkenlerin sayısı değerlendirilerek matris versiyonu seçilir. Satır-sütun başlıkları alınarak eleman ve değişkenler tanımlanır. İlişkilerin kesişim hücresine ilgili simge yerleştirilir, ardından simgeler değerlere çevrilerek satır ve sütunlar için değerler toplanır. Bir şirkete ait dört fabrika ile dört müşteri T-tipi matris diyagramı Tablo 2’de gösterilmiştir.

Tablo 2 – Bir Şirketin Üretim-Satış Miktarı ile ilgili Matris Diyagramı

5. Matris-Veri Diyagramı

Matris diyagramının “önceliklendirme diyagramı” adı ile ayrıntılı incelemeler için kullanılan halidir. Temel olarak L-tipi matris diyagramının bir çeşitlendirmesidir.

Uygulanışı:

Aralarında ilişki belirlenebilen değişkenler bir araya getirilir. İlişkili değişkenlerin sayısı değerlendirilerek matris versiyonu seçilir. Satır-sütun başlıkları alınarak eleman ve değişkenler tanımlanır. İlişkilerin kesişim hücresine ilgili simge yerleştirilir, ardından simgeler değerlere çevrilerek satır ve sütunlar için değerler toplanır. Bir risk analizinde kullanılan etki-olma olasılığı L-tipi matris diyagramı Tablo 3’te gösterilmiştir.

Tablo 3– Etki-Olma Olasılığı Matrisi

6. Ok Diyagramı

Etkinlik ağ diyagramı adı da verilen ok diyagramı,  bir proje ya da süreçte işlerin sırasını, tüm proje için gerekli takvimi ve potansiyel sorunları gösteren bir diyagramdır. Örneğin PERT (program evaluation and review techniques) ok diyagramının değişik bir çeşitlemesidir. Ok diyagramı, projeye ilişkin kritik yolun hesaplanmasına imkân tanır.

Uygulanışı:

Proje örneğinden yola çıkıldığında, öncelikle işlerin belirlenmesi gerekir. İşler aralarındaki ilişkiler de göz önünde bulundurularak sıralanır. İşlerle ilgili ağ oluşturulur, işlerin zamanları belirlenir; kritik yol tanımlanır; her bir işin en erken başlangıç ve bitiş zamanları bulunur; süre sarkmalarına ilişkin hesap yapılır. Bir noktadan bir sonuç noktasına giden bir ok diyagramı Diyagram 3’te gösterilmiştir.

Diyagram 3 – A-K Noktası Arasındaki Ok Diyagramı

7. Süreç Karar Programı Grafiği (Process Decision Program Chart)

Süreç karar programı grafiği (SKPG), geliştirme aşamasındaki bir planda nelerin yanlış gideceğini gösteren bir araçtır. Sorunlara karşı önlemlerin oluşturulması amaçlanır. SKPG kullanıldığında, sorunlardan kaçınmak için planda değişiklikler yapılabilir ya da olası sorunlara karşı en iyi şekilde hazırlıklı olmaya çalışılabilir.

Uygulanışı:

Verili plan için bir ağaç diyagramı oluşturularak başlanır. Hedefin belirlendiği bu aşamadan sonra detay etkinlikler tanımlanır. En alt seviyede – ki genellikle üçüncü seviyedir – neyin yanlış gidebileceği üzerine beyin fırtınası gerçekleştirilir. İşlere bağlı olarak olası sorunlar ortaya konur. Olası sorunlar için etkili olabileceği kanaatine varılan önlem ya da çözümler oluşturulur. Olası sorunlara verilecek yanıtların tatmin ediciliği değerlendirilir; tatminkâr ve uygulanabilir çözüm ya da önlemler O ile işaretlenir, diğerleri ise X ile işaretlenir. Bir proje yönetimi programı ile ilgili basit bir SKPG örneği Diyagram 4’te yer almaktadır.

Diyagram 4 – Proje Yönetimi Programı ile ilgili SKPG

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir